Använd referenserna i Word

När du sparat referenser i ditt EndNote-bibliotek kan du enkelt infoga dem i ett Worddokument, och anpassa deras utformning efter önskad referensstil.

När det gäller att källhänvisa i ditt dokument har EndNote potential att förenkla arbetet avsevärt. Det bör nämnas att referenserna som EndNote genererar (i de flesta fall) bygger på den bibliografiska information som finns inlagd om en publikation i databasen där referensen hämtats. Fel kan förekomma. Kom därför ihåg att du själv ansvarar för att de referenser som du använder när du källhänvisar är korrekta.

När EndNote installerats på din dator skapas en EndNote 21-flik i Wordprogrammet på din dator. Denna plug-in i Word kallas Cite While You Write (CWYW). Via denna flik kan du infoga, anpassa och redigera referenserna i ditt Worddokument.

  • De referenser som skapas i Word genom EndNote plug-in är en kombination av text och kodning (d.v.s. att EndNote arbetar i bakgrunden). Det betyder att du inte kan ta bort referenser, flytta dem eller ändra direkt i referenserna utan du måste istället använda EndNote-verktygen för att redigera referenserna. Läs mer nedan hur du gör detta.
  • "Spåra ändringar"/"track changes" i Word fungerar inte så bra tillsammans med EndNote. Klicka här för att läsa mer direkt hos EndNote.

Observera också att "Spåra ändringar"/"track changes" i Word inte fungerar så bra tillsammans med EndNote. Klicka här för att läsa mer direkt hos EndNote.

Innehåll på denna sida:

Infoga referenser i löpande text

För att infoga en referens i ditt Worddokument, gå till EndNote-fliken i Word. Placera markören i texten där du vill infoga referensen. Klicka på Insert Citation. I rutan som öppnas söker du fram rätt referens, klicka på referensen och sen på Insert. I rutan Style väljer du referensstil (t.ex APA). Du kan byta referensstil när som helst. Läs mer om referensstilar längre ner på denna sida.

Vill du lägga till flera referenser på samma plats i texten? Högerklicka på referensen i texten, klicka på Edit Citation(s) och välj More... Klicka på lilla pilen bredvid Edit citation vid rätt referens och sen Insert citation. Dubbelklicka på den referens du vill lägga till och klicka sen på OK.

Ändra hur en referens presenteras i löpande text

Det går att justera hur en referens ser ut i löpande text i Word. Högerklicka på referensen i texten, klicka på Edit Citation(s) och välj en variant. Se Formatting för olika alternativ för referensen i löpande text (t.ex. exkludera namn, osv). I rutan under Formatting kan du t.ex. lägga till sidnummer. Klicka på Update Citations and Bibliography för att se till att eventuella ändringar slår igenom i ditt dokument.

Ta bort en referens i ett worddokument

När du väl har infogat en referens från EndNote i ett Worddokument så ska du inte ta bort referensen med backsteg/deleteknappen. Klicka istället på Edit & Manage Citation(s), klicka på Edit Citation bredvid den referens du vill ta bort, välj Remove Citation, och klicka på OK.

redigera alltid referenser i endnote

Om du har infogat en referens i Word och ser att den behöver redigeras så ska du redigera den i EndNote. Genom att ställa markören i referensen i ditt Worddokument och klicka på Edit Library Reference(s) så öppnas just den referensen i EndNote. Du kan såklart leta fram referensen direkt i EndNote om du föredrar det.

När du har redigerat klart referensen i EndNote (glöm inte att klicka på Save) så klickar du på Update Citations and Bibliography i ditt Worddokument så ser du att referensen har uppdaterats även där.

När du vill klippa och klistra i din text

Om du vill flytta på en paragraf som innehåller referenser kopplade till EndNote behöver du tillfälligt pausa kopplingen tmellan Word och EndNote. Det gör du genom att klicka på Convert to Unformatted Citations. Då tas kopplingen till EndNote tillfälligt bort och referenserna ser lite annorlunda ut och kan till exempel få klammerparenteser. Efter det kan du flytta texten, och när du har flyttat klart väljer du Update Citations and Bibliography så att dokumentet kopplas till ditt EndNote-bibliotek igen.

När du ska skicka iväg eller färdigställa din text – ta bort koderna

I EndNote-fliken i Word finns en funktion som helt tar bort kopplingen mellan ditt Worddokument och EndNote-programmet. Därigenom blir referenserna i löpande text och referenslistan helt vanlig text (plain text) och kan inte längre interagera med ditt EndNote-bibliotek.

Detta är en viktig funktion och den används framför allt till två olika syften:

  • När du ska skicka ditt Worddokument till någon annan under arbetets gång är det viktigt att du då skickar en kopia av dokumentet, utan koppling till EndNote. Du har fortfarande kvar ditt ursprungliga dokument där EndNote-kopplingen är intakt, och kan fortsätta arbeta med programmet i det dokumentet.
  • När du refererat klart och ska färdigställa ditt dokument så skapar du alldeles mot slutet en kopia av dokumentet där EndNote-kopplingen är borttagen. Det möjliggör eventuella mindre justeringar i dina referenser, som i vilken vanlig text som helst. Detta är särskilt användbart i de fall där det är svårt att få till en helt korrekt referens enligt det referenssystem du ska använda, t.ex. vid manuellt inlagda referenser till ovanligare typer av källor. Även i detta fall är det rekommenderat att ha kvar ditt ursprungsdokument där EndNote-kopplingen är intakt, som en säkerhetsåtgärd.

Processen för att ta bort koderna beskrivs nedan. Den som vill vara väldigt säker på att ha kvar ett dokument med EndNote-koderna intakta kan redan innan skapa en sådan kopia. För att ta bort koderna: Klicka på Convert Citations and Bibliography > Convert to Plain Text. Var uppmärksam på vilken av följande frågor du får sen! Om meddelandet är att EndNote skapar en kopia av ditt dokument, välj OK. ELLER Om meddelandet är att EndNote inte kan skapa en kopia, välj Cancel. Gör sedan en kopia av ditt dokument, med EndNote-kopplingen intakt. Välj därefter att konvertera igen, och välj Continue.

När du har en kopia av ditt dokument utan EndNote-koppling kan du e-posta den, och göra eventuella justeringar manuellt direkt i dina referenser i just detta Word-dokument utan problem.

referensstilar

Välja referensstil

När du ska infoga referenser via EndNote ska du se till att rätt referensstil, Style, är vald. Om du inte hittar den referensstil du är ute efter i listan kan du klicka på Select Another Style > välj rätt stil i listan > OK. Du kan byta referensstil under arbetets gång om det behövs. Om du väljer en annan referensstil i listan Style så ska referenserna i dokumentet ändras till en annan stil. Om det inte ändras direkt kan du testa att klicka på Update Citations and Bibliography i EndNote-fliken.

Det finns även stilmallar på svenska. Om du använder en stilmall på svenska så kommer information i referensen om redaktörer, sidnummer m.m. skrivas ut på svenska i ditt word-dokument. Nedan finns ett par stilmallar för nedladdning som Göteborgs universitetsbibliotek och Högskolan Väst har skapat:

Stilmallar på svenska för APA, Chicago och Vancouver från Göteborgs universitetsbibliotek

Stilmall på svenska för APA 7th från Högskolan Väst

Ändra en referensstil i Style Manager

Om du av någon anledning behöver göra en ändring i en befintlig referensstil så kan du göra det via Style Manager i EndNote-klienten. Du hittar den via Tools > Output Styles > Open Style Manager. Markera den referensstil som du vill ändra/anpassa. Klicka på Edit. Du kommer nu till en ruta där du kan justera många olika parametrar (se vänsterspalten). Gör den ändring som du vill göra och spara genom att klicka på File > Save As. EndNote kommer att spara den nya stilen som en kopia, dvs den ursprungliga stilen kommer att ligga kvar i sin ursprungliga form. När du sparat den justerade referensstilen kommer du se den som en valbar stil under Styles.

Förkortade och utskrivna tidskriftstitlar – Journals Terms List

Tidskriftstitlar ser olika ut i olika referensstilar. Enligt t.ex. APA ska titeln vara fullt utskriven, medan titeln ska vara förkortad enligt Vancouver. Titeln kan se olika ut i referenser som man importerat från olika databaser. För att titeln ska bli rätt, enligt den referensstil du använder, kan man använda sig av Journal Terms List. Det är en lista som innehåller tidskrifters titlar i olika former. Detta innebär inte att alla titlar kommer att bli rätt – det finns felkällor som beskrivs kort i slutet av denna sektion.

För att få hjälp av EndNote med att få rätt form på tidskriftstitlar kan du genomföra stegen som beskrivs nedan. Du rekommenderas att först skapa en säkerhetskopia av ditt bibliotek. Klicka här för att läsa mer om hur du skapar en säkerhetskopia av ditt EndNote-bibliotek. Gå till EndNote-klienten. Klicka på Library > Open Term Lists > Journals Term List. Markera alla titlar i listan och klicka på Delete Term. Din lista ska nu vara tom. Gå sen över till fliken Lists. Klicka på Import List. Det öppnas en ruta där du får välja bland olika tidskriftslistor, som är indelade i breda ämneskategorier. Markera den lista som du vill importera, och klicka på Öppna. Du kan importera mer än en lista, genom att helt enkelt klicka på Import List flera gånger och öppna fler listor. Utgå från ditt ämnesområde och avgör vilka som kan vara relevanta för dig. När du gjort detta borde du ha en fyllig lista med tidskriftstitlar i olika varianter. Klicka gärna på Update Citations and Bibliography i EndNote-fliken i Word för att uppdatera eventuella referenser i ditt Worddokument.

Felkällor

Det är inte säkert att alla titlar kommer att bli rätt i dina referenser, trots att du genomfört stegen ovan. Det finns olika felkällor, t.ex.:

  • Tidskrifter som du refererar till finns inte i Journals Term List, och finns därför inte i olika former i din EndNote.
  • Tidskriften finns i Journals Term List, men ingen förkortad titelvariant finns angiven.
  • Tidskriftens namn i den referens som du importerat in i ditt EndNote-bibliotek överensstämmer inte exakt med någon av namnformerna i Journals Term List, vilket gör att programmet inte kan koppla ihop att det rör sig om samma tidskrift. Ett felplacerat mellanslag eller punkt räcker för att det inte ska fungera.

Det innebär att du måste ha koll på att tidskriftstitlarna (liksom referenserna i stort) blir korrekta, även fast du använder de hjälpmedel som EndNote tillhandahåller.

CWYW i andra ordbehandlingsprogram

CWYW i Google docs

Från och med version 21 av EndNote så finns Cite While You Write som plug-in för Google Docs. Läs mer hos Alfasoft (distributör av EndNote).

Observera att du med denna plug-in inte kan flytta runt textsjok med EndNote-referensen i Google docs. Om du gör det tappar referenserna kopplingen till EndNote. Läs mer hos Clarivate

Sidinformation

Senast uppdaterad:
10 november 2023